Как завести электронную трудовую книжку

Федеральный закон от 24 февраля 2021 года уточняет порядок переноса реестра услуг на 2020 календарный год. В пенсионный фонд необходимо подать специальную форму заявления. Для передачи необходимых сведений в систему электронного декларирования застрахованное лицо должно обратиться в территориальное отделение Пенсионного фонда России.

Пенсионный фонд России добавляет информацию из документа ВТ в свою базу данных. Если специалист Пенсионного фонда обнаруживает несоответствие в данных, то период стажа уточняется у работодателя.

Пенсионный фонд рассказал, как перенести данные из бумажных книг в электронные; будет создано приложение для переноса записей за период до 2020 года. Такая возможность будет доступна с 3 июля 2021 года. Кроме того, если после перехода на ECR было необходимо вести бумажную документацию для уточнения стажа, то после переноса информации сотрудникам не понадобятся формы AE.

Как только информация из старого ТС будет отражена на индивидуальном счете, застрахованному лицу понадобится только форма STD-PFR.

Как оформить переход

Законодательные изменения и порядок применения ЭТС описаны в 439-ФЗ и методических рекомендациях Пенсионного фонда. В данном разделе представлены пошаговые инструкции по оформлению перехода работодателя на электронные трудовые книжки; в 2022 году отправлять уведомление не нужно. Руководство уведомило сотрудников до 31 октября 2020 года.

Шаг 1. Получить заявления

Работники сами решают, переходить ли им на ETC или сохранить бумажные формы, и уведомляют работодателя о своем выборе. Работники заполняют заявление произвольной формы, но законом не запрещено использовать в своей организации одну форму заявления ETC (образец размещен на сайте ПФР). Оба варианта формы заявления распространяются среди сотрудников.

Однако для тех, кто впервые работает в 2022 году, работодатели будут автоматически инициировать ETC и передавать информацию об их трудовой деятельности в электронном виде. Для тех, кто впервые нанимается на работу, отдельного заявления на получение ETC не требуется.

Работники получают информацию о трудоустройстве выбранным ими способом (бумажным или электронным). Для сотрудников, отказавшихся от бумажного QPD, информация предоставляется в форме STD-P. Если работнику требуется такой сертификат, он должен обратиться к своему работодателю.

Информация должна быть предоставлена в течение трех рабочих дней с момента запроса.

Если работник оставляет бумажную трудовую книжку, ее необходимо вести в соответствии с новыми правилами, постановлением Министерства труда от 1 сентября 2021 года, 19. 05. 320н от 2021 года, отмененной Директивой № 225 (Постановление Правительства № 225 от 16 апреля 2003 года) и многочисленными другими нормативными актами — 24 июня 1994 года.

от 10 октября 2003 г. № 69 и Постановление о труде № 588н от 31. 10.

2016 г. Новый порядок заполнения форм СА начнет действовать с 1 сентября 2021 года, а новые формы трудовых книжек и вкладышей — с 1 января 2024 года.

В случае увольнения работника форма STD-P должна быть заполнена в день увольнения. Если получатель не может передать информацию лично из-за отсутствия на рабочем месте или отказа от получения документа, отправьте информацию в бумажном виде по адресу сотрудника. Пожалуйста, используйте заказное письмо с уведомлением.

Шаг 2. Проверить и выдать бумажные носители

Те, кто выбрал ETC, должны вернуть бумажную форму. В соответствии с новыми правилами о номерах заказов. 320н Министерства труда, это должно быть сделано в течение трех рабочих дней с момента получения заявления от работника.

Перед выпуском SA убедитесь, что печатная версия SA является полной. Расхождения между информацией, содержащейся в печатной и электронной версиях, недопустимы. Ошибки приведут к штрафам от ТКТ и ПФР за неправильное заполнение.

Выдача бумажных носителей должна быть отражена в бухгалтерских книгах ТС. Сделайте следующую запись.

‘В соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации подано письменное заявление с просьбой предоставить информацию о трудоустройстве у данного работодателя’.

Еще одно нововведение от 01. 09. 2021.

Утвержденная форма журнала больше не действительна. Работодатели должны разработать свой собственный реестр для циркуляции разрешений на работу и вкладышей, а также для учета незаполненных разрешений на работу и вкладышей. В качестве основы для этого можно использовать ранее использованные интегрированные формы.

Шаг 3. Сдать отчетность по форме СЗВ-ТД

В 2022 году был утвержден новый отчет в Пенсионный фонд — СЗВ-ТД (решение Совета директоров Пенсионного фонда № 730п от 25 декабря 2019 года). Все работодатели предоставляют в Пенсионный фонд информацию о своей трудовой деятельности. Сотрудникам ПФР также рекомендуется использовать программу, применяемую для ведения электронных трудовых книжек.

Для этого подходит бесплатная программа отчетности Пенсионного фонда Spu_orb, документы СПУ ПД и ПУ-6. Разработчики специализированного бухгалтерского программного обеспечения также предлагают специализированное программное обеспечение. Примером может служить 1С: Электронные рабочие файлы.

Он также может генерировать необходимые отчеты и вести кадровый учет для небольших компаний.

ССВ-ТД направляется в пенсионный фонд при переходе работников на ЕТК и при других изменениях в штате организации; с 1 января 2021 года установлены сроки сдачи этих отчетов; отчеты ССВ-ТД должны быть представлены до 15 числа следующего месяца при переходе на ЕТК или при заявлении о сохранении бумажного АЭ. Отчет CERD-TD должен быть представлен до 15 числа следующего месяца в случае перехода на ETC или подачи заявления на сохранение бумажного АЭ, или до следующего дня в случае увольнения или найма сотрудника.

В 2009 году окончила Южный федеральный университет по специальности «Экономика», специализируясь на экономической теории; в 2011 году получила степень магистра по специальности «Экономическая теория» и защитила магистерскую диссертацию.

В статье узнаете

Что такое электронная трудовая книжка

Электронный трудовой регистр — это цифровой набор информации о трудовом стаже работника, начиная с 2020 года. Эта информация хранится в зашифрованном виде в электронных ресурсах ПФР. До 2021 года все сотрудники должны были решить, в каком виде они хотят хранить свои рабочие файлы — электронном или бумажном.

Это решение было подкреплено письменным заявлением работника.

Если работник выбирает электронный формат, он получает бумажное трудовое досье, а работодатель начинает подавать информацию о трудовом стаже работника в пенсионный фонд. Если работник не подает заявление, работодатель сохраняет трудовую книжку на бумаге и продолжает предоставлять информацию в Пенсионный фонд. Работник может в любой момент передумать работать с этим или следующим работодателем.

Сотрудники, поступившие на работу в компанию с 1 января 2021 года, должны подать заявление на получение электронной трудовой книжки.

Для работодателя

Главное преимущество для работодателя заключается в том, что полностью исключается риск потери или уничтожения служебной книжки. Все данные передаются в пенсионный фонд и хранятся в защищенной базе данных, поэтому цифровая трудовая книжка никогда не потеряется. Это означает, что у трудовых инспекторов меньше оснований штрафовать работодателей за ненадлежащее хранение трудовых книжек (согласно ч.

1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Однако, когда дело доходит до хранения ЭТС, не все так просто. Если работник отказывается от электронного трудового досье, он получает бумажное трудовое досье, а пенсионный фонд сохраняет данные о приеме на работу, переводах и увольнениях. Работники могут сохранять сертификаты STD-P, содержащие информацию, связанную с работой, только у конкретного работодателя.

При необходимости работник может «потерять» один из этих сертификатов и предъявить предыдущий сертификат новому работодателю. В этом случае увольнение за опьянение или отсутствие в школе не будет зафиксировано. Прочитайте эту статью, чтобы узнать, как работники с электронными трудовыми сертификатами заманивают работодателей в ловушку, и что с этим делать.

Основным недостатком перехода на электронную подачу документов являются новые обязательства и сроки, а именно подготовка и подача заявления СПВ-ТД в пенсионный фонд. Этот отчет должен быть представлен на следующий день после опубликования решения о приеме на работу или увольнении и до 15 числа каждого месяца. Невыполнение этого требования влечет наложение штрафа в соответствии с частью 2 статьи 15.33.2 КоАП РФ.

Бумажные трудовые книжки также вносились задним числом после увольнения или проверки Государственной инспекции труда. Прочитайте эту статью, чтобы узнать, как подать отчет SZVV-TD вовремя и с первой попытки.

Подлость со стороны сотрудников отдела кадров; чтобы избежать получения штрафов до истечения срока подачи SSV-TD, работодатель издает предварительный приказ. Например, издайте приказ от 17.06.21 против переноса с 01.07.21. Это актуально, если в определенный день необходимо перевезти все подразделение и есть время встретиться со всеми.

Это не обязательно должно быть умным — вы можете автоматизировать процесс с помощью SIS. Программа генерирует CVR-TD при поступлении или переводе, проверяет их перед отправкой кассиру и отправляет 100 отчетов одновременно.

Электронные трудовые книжки без ошибок

Для работника

Одним из преимуществ является то, что сотрудники могут в любой момент обратиться к данным о своем стаже. Информацию можно получить на портале Госуслуги, на сайте ПФР или в отдельных офисах МФЦ. Даже если работодатель ликвидируется, информацию о трудовой книжке получить несложно.

Кроме того, минимизируется риск повреждения, потери или внесения ложных или неточных данных в рабочую книгу. Кроме того, если электронные данные необходимы, это может помочь быстро подать заявление на получение государственных услуг, социального обеспечения, банковских кредитов, пенсий и т.д.

Недостатком является то, что электронные данные будут доступны только с 2020 года. Для подтверждения стажа работы до этой даты требуются бумажные трудовые книжки, которые необходимо тщательно хранить.

Если вы не хотите сохранять бумажную трудовую книжку до выхода на пенсию, вы можете перенести свой трудовой стаж до 2020 года в электронную версию. Для этого самозанятый должен предоставить свою бумажную трудовую книжку в пенсионный фонд, который затем внесет его трудовой стаж до 2020 года в электронный фонд занятости. Это право распространяется на граждан с 7 марта 2021 года в соответствии с пунктом 12 статьи 2 Закона № 27-ФЗ «Об индивидуальном учете в системе ОПС».

Бумажная и электронная: в чем разница

Список информации в электронной и печатной тетрадях практически идентичен. Электронная версия отражает СНИЛС сотрудника, но не содержит информации о наградах и поощрениях.

В электронную трудовую книжку должны быть занесены следующие данные

• Имя работника, дата его рождения, фамилия, имя, отчество, фамилия, имя, отчество.
• СНИЛС, и
• информация о трудовой биографии (прием на работу, переводы, увольнения, работа в районах Крайнего Севера).

Новые правила ведения трудовых книжек

С переходом на электронные трудовые книжки работодатели обязаны сдавать в Пенсионный фонд отчет СЗВ-ТД; с 1 июля 2021 года отчет СЗВ-ТД изменился, появилась новая графа.

• Код выполняемой операции. Если это не указано, отчет не будет принят. Он заполняется в соответствии с общероссийской профессиональной классификацией, соответствует занимаемой должности и состоит из пяти знаков. В этой статье описано, как определить код ОКЗ в SSV-TD.
• Информация о работах на Крайнем Севере и освоенных ими регионах. Ранее эта колонка в отчете отсутствовала.

Работодатели подают в ПФР отдельную СЗВ-ТД на каждого работника. Способ подачи зависит от численности работников за предыдущий месяц (ст. 11, п. 2.6 Закона № 27-ФЗ от 01. 04. 96).

• Более 25 сотрудников — отчеты подаются только в электронном виде.
• До 25 сотрудников — отчеты могут быть представлены в бумажном или электронном формате.

С 1 сентября 2021 года изменятся правила хранения и ведения трудовых книжек, в том числе бумажных (постановление Минтруда России от 19. 05. 21 № 320н). Три основных изменения

1. Внедрение собственных форм (журналов), регистрация форм и вкладышей рабочего журнала, учет движения рабочего журнала.
2. Разрешалось распечатывать записи в бумажных журналах учета или производить их по почтовой марке или факсу.
3. Были утверждены новые формы дубликатов трудовых книжек и вкладышей.

Как действовать при приеме и увольнении

При приеме на работу нового сотрудника проверьте, было ли оформлено освобождение от работы на предыдущем месте работы. Затем, в зависимости от ситуации, выполните следующие действия

1. Работник обратился к предыдущему работодателю с просьбой отказаться от бумажных трудовых книжек в пользу ETC — проверьте последнюю запись и перейдите к документации. По возможности заведите электронную запись в трудовой книжке сотрудника. Уточнить сведения о стаже на основании распечатанной трудовой книжки и формы STD-R (или STD-PFR) и вернуть трудовую книжку работнику.
2. Работник решает сохранить бумажную трудовую книжку. Это делается для того, чтобы сохранить трудовую книжку на бумаге и одновременно подать данные о трудовой книжке в ПФР.
3. Работник впервые подает заявление о приеме на работу. Трудовые книжки могут храниться только в электронном формате.

В случае увольнения работника, ранее выбравшего электронную трудовую книжку, работодатель выдает сведения о трудоустройстве по форме СТД-П. Работники, имеющие бумажные трудовые книжки, не получают эту информацию (часть V статьи 66.1 Трудового кодекса РФ).

Условия выдачи СТД-П:.

• по окончании трудовой деятельности — в день прекращения трудового договора; и
• в любое время — в течение трех рабочих дней с момента получения заявления работника.

Однако здесь есть своя особенность. Работник имеет право отправить заявление на электронную почту работодателя. Например, с сайта [email protected] на электронную почту отдела продаж.

Если STD-R не будет выдан вовремя, трудовой инспектор также привлечет компанию к ответственности за жалобу работника. Санкции в отношении организации составляют от 30 000 до 50 000 рублей. Правильные формулировки в местных подзаконных актах или в системе электронного документооборота сотрудников SSIS могут помочь избежать штрафов.

Работник идентифицируется в SSIS. У него есть личный кабинет, и с помощью нескольких кликов он может запросить STD-R, 2-НДФЛ или разрешение от своего работодателя. Читайте пример формулировки LP в нашей статье.

Управление электронными документами с сотрудниками

Что делать с бумажной трудовой

Сотрудники, перешедшие на электронный формат, обязаны предоставлять бумажные трудовые книжки. С этого момента работодатель освобождается от обязанности хранить и вести трудовую книжку (Закон 439-ФЗ, часть 3, статья 2); запись о заявлении о переходе на ETC заносится в трудовой дневник. Работники могут вести бумажную бухгалтерскую книгу в любое время, как у своего нынешнего работодателя, так и на другом рабочем месте.

Однако работодатель в любом случае должен предоставить информацию о трудовой биографии работника.