Трудовой кодекс РФ (статья 91) предусматривает обязанность работодателя вести учет рабочего времени сотрудников. Для этого существуют типовые формы рабочих листов, утвержденные постановлением Госкомстата № 1 от 1 мая 2004 г. Использование этих форм не является обязательным, и работодатели вправе создавать свои собственные формы.
Форма Т-13 является наиболее часто используемой формой, поскольку она применяется для автоматизированной обработки бухгалтерских данных.
Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30 марта 2015 года № 52н утверждена форма ОКУД 0504421 для применения государственными органами (государственными учреждениями), муниципальными образованиями, государственными расчетными фондами и государственными (муниципальными) органами. В этой же серии рассказывается, как вести рабочие листы в Excel или другом формате с помощью специальной формы.
Какой бы формат ни использовался, суть рабочего листа и цель, для которой он ведется, одинакова. Он используется работодателями для учета количества отработанных часов и прогулов своих сотрудников.
Как фиксировать отработанное время в табеле
Независимо от установленного режима, за любой определенный период рабочего дня учет рабочего времени сотрудников отражается двумя способами
- методом непрерывного учета посещаемости и отсутствия, и
- Регистрируются только отклонения (например, прогулы, сверхурочные).
Если продолжительность рабочего дня (смены) одинакова, в табеле учета рабочего времени сотрудника в Excel (в другом формате) фиксируются только отклонения, так как рабочее время сотрудника определяется условиями трудового договора или внутренним распорядком. Ежедневно.
Разное количество часов, отработанных в разные дни (смены). В общем количестве рабочих часов рабочий лист должен быть заполнен методом непрерывной записи. Это позволяет выявить возможные сверхурочные в конце учетного периода и скорректировать дальнейшую занятость сотрудника, чтобы он работал в пределах нормы рабочего времени для данной категории.
Причины отсутствия на работе, неполный рабочий день/ сверхурочная работа по личным причинам, сокращенные часы и т.д. должны быть записаны в рабочем листе. Это делается на основании официальной документации (больничный лист, справка о выполнении государственных или общественных работ, письменное предупреждение за бездействие, заявление о совмещении работы, письменное согласие работника на сверхурочную работу, когда это оговорено)
Специалисты КонсультантПлюс нашли способы модификации рабочего листа. Используйте эти инструкции бесплатно.
Правила заполнения табеля учета рабочего времени
Общие требования и правила заполнения листов содержатся в Инструкции по применению и заполнению основных учетных документов по учету труда и его оплаты, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года¹ 1 . Используются специальные названия. При учете рабочего времени фамилия сотрудника вводится в виде буквенного (I) или цифрового (01) кода, а отработанные часы — в строке ниже.
Если в график включены ночные смены, введите необходимую информацию в поля формы.
Если сотрудник был направлен в командировку, время, проведенное в командировке, отмечается буквенным (С) кодом или цифровым (06) кодом, а отработанные часы указываются в строке ниже. Если работник также работает в выходные дни, находясь в командировке, то пишется буквенный код (PB) или цифровой код (03), а продолжительность работы указывается в строке ниже.
В таблице ниже приведены обозначения табеля учета рабочего времени для формы 0504421 на 2022 год.
Дневное рабочее время
Ночные часы работы
Часы работы в выходные и праздничные дни
Сверхурочные часы работы
Сменные рабочие периоды
Обучение на рабочем месте
Обучение на рабочем месте в другом месте
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск
Дополнительный ежегодный оплачиваемый отпуск
Дополнительный оплачиваемый учебный отпуск при сохранении среднего заработка для работников, совмещающих работу и учебу
Сокращенный рабочий день для работающих студентов, частично оплачиваемый
Дополнительный неоплачиваемый отпуск для обучения
Декретный (усыновленный) отпуск
Отпуск по уходу за ребенком до трех лет
Неоплачиваемый отпуск, предоставляемый работникам с разрешения работодателя
Неоплачиваемый отпуск, предоставляемый на условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации
Дополнительный ежегодный отпуск без сохранения заработной платы
Временная нетрудоспособность, дающая право на получение пособия по закону (за исключением случаев, предусмотренных кодом «Т»)
Временная нетрудоспособность без права на получение пособий в соответствии с законом
Более короткие рабочие часы, чем обычно, в случаях, предусмотренных законом
Периоды отсутствия на работе и восстановление на прежней работе в случаях, когда увольнение, перевод или разрыв трудовых отношений признаны незаконными
Отпуск для выполнения официальных или общественных обязанностей, предусмотренных законом
Отпуск (отсутствие на работе в течение периода времени, предусмотренного законом и без уважительной причины)
Неполный рабочий день по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законом
Выходные (еженедельный отдых) и праздничные дни
Другие праздничные дни (с сохранением заработной платы)
Другие праздничные дни (без сохранения заработной платы)
Забастовки (на условиях и в порядке, установленных законом)
Отсутствие по неустановленным причинам (до выяснения ситуации)
Отпуск по причине халатности работодателя
Простои по причинам, не зависящим от работодателя и работника
Простои из-за халатности сотрудников
Свободное время с оплатой (льготами) в соответствии с законом (отказ от работы)
Неоплачиваемое отсутствие на работе по причинам, предусмотренным законом (отказ от работы)
Приостановка работы за несвоевременную выплату заработной платы.
Приведен образец заполнения рабочего листа формы № 2022, Т-13.
Пример заполнения ведомости по форме ОКУД 0504421 относится к государственной организации.
Выходные и праздничные дни в табеле
Их учет ведется в соответствии с производственным календарем, с учетом всех установленных государственных праздников и переносов в соответствии с постановлениями правительства. Праздничные дни для различных категорий работников зависят от соответствующих рабочих программ. Коды учета отпусков, используемые в документации, различаются.
Это зависит от того, как организация оплачивает эти дни и что им предоставляется.
Репо по программе работника обозначается буквенным кодом (b) или кодовым номером (26). Это не влияет на указанное вознаграждение.
Если по инициативе компании работник получает дополнительное удаление и компания снижает месячную норму занятости, то работник получает полное пособие и не оплачивается компанией в эти дни. В последнее время рабочие карты имеют код, содержащий букву (b) или цифровой код (26).
Другой случай, когда компания определяет дополнительный реванш, — это когда сотрудник уходит в отпуск, а компания недавно выплатила ему среднюю зарплату. Это означает, что за рабочие дни работнику выплачивается оклад, а за дополнительные дни репо — средний заработок. Имеется буквенный код (ob) или цифровой код (27).
Учет и налоги
На основании рабочего листа бухгалтерия рассчитывает заработную плату и различные надбавки. Эти же данные влияют на налоговые платежи. Внимание уделяется основным рискам.
В ходе налоговых проверок, в том числе проверок подоходного налога, компании должны предоставлять достоверные данные о количестве дней и часов, отработанных каждым сотрудником, чтобы обеспечить точность начислений. В случае обнаружения нарушений сумма задекларированного подоходного налога будет признана неверной, и будут наложены штрафные санкции.
При удержании НДФЛ из заработной платы работника организация, как налоговый агент, должна проверить, является ли это лицо налоговым резидентом Российской Федерации, чтобы использовать правильную налоговую ставку для расчета Табер может проверить, что работник действительно является резидентом этой страны. Работодателям, отправляющим сотрудников в командировки в Беларусь или Казахстан, следует обратить на это особое внимание, так как при пересечении этих границ отметки в паспортах граждан не ставятся. В случае спора компания может доказать, что она применила правильную налоговую ставку, удержала НДФЛ и полностью его подтвердила.
Заполнение документа
Формы Т-12-Т-14 могут быть заполнены физическим лицом, сотрудником отдела кадров, руководителем организационного подразделения или сотрудником, ведущим учет рабочего времени. Он считается первичным бухгалтерским документом и может заполняться на каждого человека в организации или отдельно на каждый отдел, в зависимости от детализации кадрового учета.
Документ содержит организационные данные, такие как полное наименование, код ОКПО, вид деятельности, юридический статус и структурное подразделение, к которому относится табель учета рабочего времени. Затем в данное поле вводится серийный номер, соответствующий потоку документов, и записывается учетный период. Форма Т-13 используется для автоматического учета того, работал сотрудник или нет.
Пустые рабочие листы считаются обычными документами, поэтому каждый месяц создается новый рабочий лист. Каждый экземпляр имеет определенный серийный номер, соответствующий месяцу его создания. Этот тип документа может быть заполнен в письменном или электронном формате.
После заполнения необходимой информации ответственное лицо должно подписать форму.
Благодаря табелю учета кадровики и бухгалтера могут совершать:
- Рассчитываются часы сотрудника, и
- надзор за соблюдением графика в течение рабочего периода, и
- выплата заработной платы на основании предоставленной информации.
Этот документ выдается вместе с трудовой книжкой каждому сотруднику при увольнении.