Как вшить вкладыш в трудовую книжку

Послужной список является основным документом, подтверждающим стаж гражданина. Он заполняется работодателем по основному месту работы. Если у работника есть вторая работа у другого работодателя, отдельную трудовую книжку заводить не нужно. Эта информация может быть заполнена основным работодателем по запросу гражданина.

После того как все страницы заполнены, необходимо вставить вкладыш. Это требование определено постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 38.225. Оно выполняется в том же порядке, что и основной документ (постановление Правительства Российской Федерации от 10 октября 2003 г. № 69).

Как выглядит вкладыш?

Форма документа — Постановление Правительства Российской Федерации № 225.

Образец вкладыша

Форма документа напечатана организацией Госзнак. Линии и номера включены. Меры безопасности позволяют идентифицировать бумагу и обнаружить фальсификацию.

Вкладыши в рабочие тетради.

Листовки без бланка задания недействительны.

Важно: Не скачивайте формы из Интернета и не распечатывайте их на своем принтере. Документ подготовлен Ассоциацией «ГОСЗНАК». Работодатели должны приобретать бланки у контрактного производителя или дистрибьютора.

Правила заполнения

Форма должна быть заполнена перед сшиванием.

Первая страница должна содержать следующую информацию

• Полное имя гражданина, имя
• дата рождения,.
• Образовательная информация,.
• профессия, специальность
• дата начала регистрации, дата
• Подпись сотрудника,.
• подпись ответственного сотрудника.

В левом нижнем углу стоит печать работодателя. Страницы должны быть пронумерованы, чтобы продолжить нумерацию в трудовой книжке. Информация о деятельности вводится так же, как и в основном документе.

Как правильно вшить вкладыш: пошаговая инструкция

Законодатель не установил четких требований к процессу сшивания вкладышей. Просмотрите пошаговую процедуру оформления документа.

Заполнение бланка (шаг 1)

Должностная инструкция имеет штамп «Вставка выдана». Обычно он находится внутри титульного листа.

Шаблон записи ‘Insert issued’.

Ответственное лицо проставляет серию и номер документа. Затем необходимо заполнить первую страницу.

Рекомендуем! Если штамп не проставлен, информацию о документе можно ввести с помощью ручки с синими или черными чернилами. Персонал должен написать «выданный вкладыш», дату и подпись. Почерк должен быть разборчивым.

Подготовка инструментов и документов (шаг 2)

Затем сотрудник отдела кадров подготавливает форму с помощью степлера, ножниц, иголки и черной или белой нитки. Бланк разворачивается в центре, а рабочая тетрадь разворачивается на последней странице.

Процесс подготовки вкладыша

Сотрудники накладывают документы друг на друга и соединяют складки ножом.

Перфорация и фальцовка трудовой книжки

Как правило, создается от четырех до пяти перфорационных отверстий.

Вшивание вкладыша (шаг 3)

Формы должны быть хорошо прошиты в конце. Нить пропускается через отверстия несколько раз.

Скрепите вкладыш в рабочую тетрадь.

Нить берут за середину, крепко завязывают несколькими узлами, а концы обрезают.

Предупреждение! Закон не ограничивает количество вкладышей. Вставки могут быть самыми разными. После завершения предыдущего сшейте один за другим. Каждый раз на «выданном вкладыше» ставится штамп о детализации.

Внесение записи в учетные журналы (шаг 4)

По завершении работы специалист по кадрам делает запись в журнале регистрации входящих/исходящих документов и в книге учета расхода. Реестры должны быть пронумерованы, прошиты, склеены, залиты воском или проштампованы. Руководитель предприятия заверяет печать своей подписью.

Ошибки

Сшивание или приклеивание документов к обложке трудовой книжки не допускается. Не рекомендуется сначала сшивать документ, а затем заполнять форму. Это может привести к ошибкам при вводе данных на титульном листе. Не оставляйте сшитые вместе вкладыши в тетради. Документ может быть утерян.

На практике часто встречаются следующие ошибки

• Продолжайте вводить подробную информацию о задании в разделе «Информация о задании».
• Они наклеивают чистый лист бумаги и пишут
• Вместо вкладышей они сшивают заготовки из старых тетрадей.
• Они подшивают документ в середину рабочей тетради.

Также не разрешается сшивать бланки, если они заполнены не полностью. Организации всегда должны иметь резервную форму, чтобы ее можно было использовать в случае необходимости.

Как исправить ошибку?

Если оператор ошибся со скрепкой, аккуратно обрежьте нить и удалите рукопись. Она будет считаться поврежденной и отклонена.

Специальная комиссия подготовит свидетельство о ликвидации. В акте указывается номер и порядок каждого документа, а также причина его уничтожения. Линии и числа, вырезанные из формы, фактически вставляются в форму. Измененные документы либо уничтожаются, либо сжигаются в котельной.

Менеджер по персоналу заполняет новый документ.

Нужно ли платить за вкладыш?

Бланки приобретаются за счет работодателя. Организация имеет право удержать с работника стоимость бланков. Если работодатель виноват, то расходы по заполнению новых форм несет работодатель.

Плата взимается с работника следующими способами

• Наличными, по
• банковским переводом; и
• Вычитается из заработной платы работника.

Это регулируется местными подзаконными актами компании. Для вычета расходов из заработной платы работника требуется письменное согласие работника.

Поэтому вам следует ознакомиться с процессом вставки вставок в рабочую книгу. Это поможет избежать серьезных ошибок. Если бумага повреждена из-за неправильного скрепления документа, следует сделать дубликат.

Не можете найти ответ на свой вопрос? Чтобы узнать, как решить вашу проблему и получить консультацию юриста, вы можете пообщаться в онлайн-чате справа, написать в форме вопроса ниже или позвонить нам.

Общение в чате или звонок — самый быстрый способ получить ответ. Воспользуйтесь приведенной ниже формой — приблизительное время ожидания ответа составляет 5-7 дней.

Нормативно-правовые документы и акты

Как уже упоминалось ранее, не существует законодательного акта, который бы точно разъяснял, как именно должен осуществляться процесс пошива бланков, однако некоторые законы в области трудового права указывают, как поступать в ситуации, если вы уходите с работы. Выше.

Хорошим примером является статья 38 Декрета № 225 от 16. 04. 03, посвященная рабочим брошюрам.

Эта статья позволяет вставлять формы в рабочую книгу, но только если другие страницы исчерпаны. Если форма вставлена без разрешения, когда в рабочей тетради еще есть поля, рабочая тетрадь считается уничтоженной, и документ должен быть восстановлен в виде опубликованной копии (см. здесь).

Пошаговая инструкция

Сшивание листа занимает примерно 10-15 минут, и в этом процессе есть несколько нюансов.

К сожалению, не все менеджеры по персоналу и работодатели знают о них, и, по сути, знать их очень проблематично, поскольку они не прописаны в законе, но есть четкие правила, которые необходимо соблюдать, и их игнорирование не освобождает процедуру от ответственности … Поэтому давайте рассмотрим эти процедуры более подробно.

Чтобы правильно скрепить форму с рабочим файлом, необходимо выполнить следующие шаги

• Отдел кадров должен проверить вашу трудовую книжку на предмет наличия пустых страниц.
• Затем получите новый чистый бланк в отделе кадров или у своего работодателя.
• Зарегистрируйте форму в деловом регистре организации и
• поставить печать на форму, и
• дополнить его, и
• заполнить титульный лист вкладыша, и
• делайте правильные записи с правильной нумерацией.

На этом этап прикрепления формы завершен. Здесь стоит разобраться в нюансах.

В какое место вшивать?

Неопытные HR-специалисты не знают, куда прикрепить форму. Многие пытались приклеить его на титульный лист, на заднюю сторону книги, в центр или просто положить без нитки или иголки.

На самом деле, отверстия пробиваются в тех же местах, что и на бланке книги для писем. Форма подшивается к задней странице, где находится последняя страница трудовой. Он аккуратно прошит, предпочтительно черной, синей или серой нитью. На этом процесс сшивания завершен.

Чем именно подшивать?

На практике единственным инструментом, подходящим для шитья, является обычная иголка и нитка, хотя многие люди используют различные инструменты вплоть до степлера.

Кроме того, в работе может помочь обычный, не тонкий, степлер. Просто используйте степлер, чтобы аккуратно пробить отверстия в нужных местах формы, а затем с помощью иголки и нитки нейтрального цвета внесите изменения в форму.

Как правильно сшить вкладыши в трудовую книжку нитками: видео образец работы:

Что делать если нет штампа?

Штамповка организации необходима. Однако часто бывает так, что юридическое лицо только начало свою деятельность, а печать еще не выдана. В этом случае есть два варианта.

Первый — срочно заказать марку и получить ее в один или на следующий день.

Вы также можете включить информацию о том, что бланк был прошит простой ручкой в том месте, где должна быть печать.

Разборчивым почерком синей или черной ручкой напишите фразу «вкладыш выдан», поставьте дату и подпишите бланк.

Если возникли ошибки при сшивании

Часто формы подшиваются в неправильном месте или новые формы заполняются неправильно. Что делать HR-менеджерам в таких ситуациях? Прежде всего, не паникуйте, а разумно подойдите к ситуации.

Если бланк не был подшит должным образом, изучите трудовой договор, и если его можно удалить, не уничтожая трудовой договор, удалите его и уничтожьте бланк.

Если бланк невозможно оторвать, следует восстановить трудовую книжку работника, т.е. сделать копию.

Если в бланке есть орфографические ошибки и их можно исправить, удалите, исправьте или тщательно перепишите их. Если ошибок много и их исправление приведет к загрязнению рабочего файла, удалите и уничтожьте форму, чтобы не повредить рабочий файл.

Удаленные формы следует заменять новыми с большей осторожностью.

Можно ли использовать вместо вкладыша что то другое?

Законодатели не предусмотрели возможности использования новых форм занятости. Однако более внимательное изучение некоторых статей по трудовому праву позволяет найти некоторые ответы.

Статья 66 Трудового кодекса предусматривает, что работники должны иметь трудовую книжку (подробнее здесь). Это означает, что если у работника есть вторая трудовая книжка, то это автоматически начинает противоречить основному акту нашего трудового законодательства.

Следует также напомнить, что ведение второй трудовой книжки может быть расценено как фальсификация документов. Эта практика стала распространенной в последние годы. Да, при подсчете общего стажа пенсионный фонд берет только один рабочий файл. Поэтому вопрос о том, можно ли использовать рабочие тетради вместо бланков, естественным образом отпадает.

Оформление вкладыша к трудовой книжке

Организации, которые понимают, что в трудовой книжке нет места и что они не могут создавать новые записи в трудовой книжке, могут запросить обязательство. Она ничем не отличается от трудовой книжки и вносится в соответствии с Трудовым кодексом. Однако нумерация первой записи во вставке должна продолжать нумерацию основного документа и не может начинаться заново.

В дополнение к тому, как вышивать вкладыши в рабочие тетради, руководителям персонала следует обратить внимание на то, что титульный лист вкладыша должен быть заполнен так же, как и титульный лист рабочей тетради. Менеджер по персоналу может просто скопировать информацию из основного документа, но в соответствии с нормами трудового законодательства рекомендуется попросить у сотрудников паспорта и удостоверения. После того как титульный лист заполнен, на него следует наклеить имя и подпись лица, редактирующего документ, а также подпись предыдущего владельца трудовой книжки.

Заполненные рабочие тетради должны быть зарегистрированы в рабочей тетради с указанием их номера и порядка.

Оформляем правильно

Когда все страницы раздела трудового журнала заполнены, вкладыш подшивается в трудовой журнал (статья 38 Положения о ведении и хранении трудового журнала, производственной формы письма о приеме на работу и предоставлении работодателю субсидии, утвержденного постановлением правительства, № 225 от 16 апреля 2003 года, в дальнейшем — Положение) . Форма вкладыша в трудовую книжку утверждена постановлением Правительства № 225 от 16 апреля 2003 года; объем вкладыша «Сведения о работе» составляет 9 листов, из них 8 листов — сведения о награждении.

Согласно пункту 38 Положения, свободные листы создаются и ведутся работодателем так же, как и трудовые книжки. Вставки без журнала задач являются недействительными.

При выдаче каждой вставки в задание ставится штамп с надписью «введено в начале», в котором указывается порядок и количество вставок (пункт 39 Правил). Кроме того, в правиле говорится о печати. Это означает, что рукописная запись неверна.

В соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления и обеспечения работодателя бланками трудовой книжки, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225, при заполнении всех страниц трудовой книжки работодатель изготавливает и хранит ее как трудовую книжку вставлен в книгу. Вставки без журнала задач являются недействительными.

В рабочей тетради указывается порядок и количество отметок и знаки «предназначено» для каждой отметки. Если эта запись была сделана вручную, мы не считаем, что это является основанием для аннулирования карты. Однако обязанность работодателя иметь соответствующий штамп и, соответственно, ставить его при выдаче каждого вкладыша вытекает из требований вышеупомянутых правил.

Правила также не содержат ссылки на конкретный момент в журнале заданий, в котором «связанная вставка» запечатывается. Однако обычно он размещается в правом верхнем углу титульного листа трудовой книжки (см. пример 1).

В правилах не сказано, где в рабочей тетради должно быть впечатано «Введение». Однако на практике этот штамп всегда ставится на первой странице журнала регистрации заданий (обложке), а не на обложке.

Кроме того, правила не определяют конкретную точку в журнале задач, где находится вставка и качество используемой нити. Вставка обычно вшивается между последней страницей и фоном журнала заданий.

Правила не определяют, должно ли вступление быть представлено в начале, середине или конце. Этот вопрос не является принципиальным для работников, работодателей или проверяющих органов, но технически удобнее вшивать вкладыши в центр трудовой книжки.

Обратите внимание, что нумерация вкладышей рабочей тетради является продолжением каждого раздела и продолжает нумерацию рабочей тетради.

Нумерация записей во вставке начинается не с начала, а с нумерации записей в рабочей книге. Однако в трудовую книжку вносится регистрационный номер, например, трудовой, но поскольку все страницы соответствующего раздела уже внесены, то в продолжении этой записи указывается должность (род занятий) и место работы (структурное подразделение). Рабочая книга переносится на вставку.

Верховный суд в своем решении № ГКПИ07564 от 19 июня 2007 года, утвержденном приказом Министерства финансов, напомнил работодателям, что в соответствии с пунктами 2 и 4 порядка предоставления форм трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку № 117в РФ от 22 декабря 2003 года, подготовку бланков трудовой книжки и вкладышей в трудовую книжку осуществляет Союз «ГОЗНАК» Министерства финансов Российской Федерации. Рабочая тетрадь и бланки вкладышей имеют соответствующий уровень защиты. Предоставление работодателям бланков трудовых книжек и вкладышей к оплачиваемым трудовым книжкам осуществляется на основании договора, заключенного с производителем или дистрибьютором.

В то же время иные способы получения указанных форм могут быть признаны административным правонарушением в сфере производственных отношений.

Если запись о работе попала не в тот раздел

При заполнении рабочих книг часто допускаются непреднамеренные ошибки, например, ввод некоторых элементов, которые должны находиться в поле «Информация о трудоустройстве», в поле «Информация о награжденном». Эта неточность возникает, когда раздел «Информация о вакансии» полностью заполнен, а менеджер по персоналу перелистывает страницы трудовой книжки и не понимает, что уже написал в другом разделе. С другой стороны, согласно пункту 30 Положения, не допускается удаление неправильных или неточных записей в разделе трудовой книжки, содержащем информацию о работе или о награде.

В то же время запись изменяется путем отмены записи и создания правильной записи. Поэтому в нашем случае мы должны заявить, что запись, неправильно включенная в раздел «Информация о призе», является недействительной. Затем его необходимо добавить в рабочую книгу.

Здесь в разделе «Информация о работе» создается правильная запись (см. пример 2).

В данном случае кадровик допустил ошибку: часть дела об увольнении («Часть 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ») оказалась в разделе «Информация о вынесении решения».

Регистрации рабочих мест, введенные в разделе «Информация о работе», должны быть признаны недействительными. В данном случае, по нашему мнению, этот файл должен быть пронумерован. На самом деле, если после последней регистрации в этом разделе необходимо изменить конкретную регистрацию, за ней последует серийный номер.

Дата регистрации и в графе 3 должен быть указан «регистрационный номер» (регистрационный номер в пункте 1.2 рабочего бюллетеня). (Инструкция № 69, утвержденная Министерством труда от 10 октября 2003 года).

Следует отметить, что при увольнении работника все записи в его трудовой книжке должны быть заверены подписью работодателя или лица, ответственного за соблюдение регистрационной книги работодателя. печать и подпись работника (статья 35 Положения).

Следующим шагом будет создание вставки. Здесь поместите ту часть записи, которая привела к первой неправильной части записи о работе, в раздел «Информация о работе».

Если у работника изменилась фамилия

Часто специалисты по управлению персоналом испытывают неловкость по поводу того, что делать в следующих случаях Фамилия сотрудника была изменена в связи с замужеством, а вкладыш уже вшит в трудовую книжку. Возникает вопрос: можно ли внести вышеуказанные изменения только в книгу задач или их необходимо внести во вставку? Давайте послушаем, что скажет Федеральное бюро труда.

Согласно правилам, если, например, фамилия работника должна быть внесена и в книгу регистрации, и в книгу учета, и на листок, поскольку листки учета взносов составляются и ведутся работодателем так же, как и трудовая книжка. В соответствии с п. 2.

3 постановления Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовой книжки» изменение фамилии, имени, отчества и даты рождения производится на основании паспорта, свидетельства о рождении и даты рождения. свидетельства о браке, свидетельства о разводе, имена, фамилии и другие документы, а также их номер и дату.

Эти изменения записываются на титульном листе (титульной странице). Предыдущее имя и дата рождения удаляются в одной строке и пишется новый пункт. Ссылки на соответствующие документы отмечаются на внутренней стороне обложки, подписываются работодателем или специально уполномоченным им лицом и заверяются печатью компании (или печатью отдела кадров).