Отчет СЗВ-М содержит только три колонки данных, которые менеджер по персоналу вводит в базу данных при приеме на работу нового сотрудника.
- Фамилия, имя, фамилия, имя отца и
- СНИЛС (страховой номер работника Пенсионного фонда России); и
- Идентификационный номер налогоплательщика сотрудника.
Бухгалтерские программы (например, 1С) позволяют в один клик конфигурировать файлы для передачи в ПФР. Основная проблема заключается в том, что отчеты SZVV-M являются ежемесячными, а крайний срок — 15 число месяца, следующего за отчетным.
Тем не менее, не только кажущаяся необременительной регулярность нагрузки может вызвать сильное сопротивление в бухгалтерии в присутствии отдела кадров компании.
Причины этого следующие.
- ИНН работника для отчетности в налоговую инспекцию не требует наличия бухгалтера (хотя желательно, чтобы 2-НДФЛ не было).
- Если ИНН нет в базе данных, его необходимо найти на сайте Федеральной налоговой службы. Это может отнять много времени. Кроме того, результаты не всегда бывают положительными.
- Сотрудники СНИЛС уже давно получили свое. От бухгалтера ничего не зависит. Бухгалтер может потратить свое время на то, чтобы убедить работника обратиться в ПФР и без промедления передать информацию в отдел кадров.
- Если работник меняет фамилию (а в некоторых случаях имя или отчество), бухгалтер узнает об этом только в том случае, если отчет не был принят из-за ошибки.
Таким образом, отчет SZVV-M включает в себя тесный контакт с сотрудниками компании. Кроме того, как показывает практика, назначение HR-менеджера, ответственного за отчетность, повышает дисциплину и внимание к персонализированным данным.
Минусы передачи СЗВ-М в отдел кадров
В отличие от бухгалтеров, у менеджеров по персоналу за десятилетия не выработался рефлекс сдавать отчетность как можно быстрее, чтобы успеть исправить ошибки. Кроме того, раньше ПФР позволял исправлять ошибки без штрафов в течение 20 дней после получения отрицательного отчета, но теперь это не так.
Все ошибки должны быть исправлены строго до 15 числа каждого месяца. Если он выпадает на середину месяца, он будет перенесен на следующий рабочий день.
- День(ы) отдыха,.
- Праздники.
У менеджера по персоналу также нет рефлексов, чтобы каждое утро проверять, «пролетело» ли сообщение из ПФР по каналам связи. К счастью, в деле есть бухгалтерия, которая замечает негативный отчет и сообщает о проблеме менеджеру по персоналу.
Однако в связи с растущим чувством ответственности бухгалтера неразумно доверять ему отчеты, данные которых по сути являются для него котом в мешке. Машинная работа, телефонные звонки сотрудникам, споры с отделом кадров — все это отнимает время бухгалтера. Необходимо время для решения более глобальных вопросов, что входит в компетенцию только бухгалтера.
Альтернативное решение с минимизацией ответственности
Независимо от того, кто сдает отчет СЗВ-М — бухгалтер или менеджер по персоналу — ответственность за непредставление отчета (несвоевременное представление) обходится компании в значительную сумму — 500 рублей (ошибка) за каждого отдельного сотрудника, данные которого неверны. С другой стороны, сотрудник бухгалтерии или отдела кадров обязан выплатить значительный штраф в ПФР, даже если речь идет о незначительной сумме.
- Отчеты СЗЗВ-М, а также другие отчеты о сотрудниках компании направляются в ПФР и наши экспертные налоговые органы.
- Мы компенсируем вам любые финансовые потери, вызванные халатностью наших специалистов.
Штраф будет возвращен, даже если договор с клиентом уже расторгнут, но отчет был представлен.
Кто должен подавать сведения
SZVV-M — это ежемесячный отчет для пенсионных фондов, предоставляющий информацию о застрахованных лицах (расшифровка). представленные организацией или предпринимателем.
Срок сдачи сведений
Ежемесячно, до 15 числа месяца, следующего за отчетным.
Информацию о том, как заполнить SZVV-M, см. здесь.
Пример заполненного отчета приведен в образце.
Проверка сведений
После того как вся информация заполнена, ее необходимо проверить, прежде чем отправлять в контролирующий орган. Инструкции о том, как проверить и отправить свой отчет, можно найти здесь.
Изменения в СЗВ-М — 2021
При сдаче отчета за май, пожалуйста, обратите внимание, что ПФР обновил форму СЗВ-М. По сравнению с предыдущей формой, по сути, ничего не изменилось, были внесены только технические изменения.
- Тип формы должен быть полностью описан без сокращений (например, «initial» вместо «ishd»).
- В поле «название (краткое)» должно быть указано название организации в соответствии с учредительным документом.
- В поле «Фамилия (краткая)» информация не должна быть пропущена или заменена инициалами.
- В колонке «№ а/а» цифры должны быть последовательными.
Вместо обычных разделов 1-4 информационной формы необходимо заполнить разделы «СЗВ-М (Титульный лист)» и «Сотрудники» в главном меню.
СЗВ-М (Титульный лист)
В поле «Отчетный период» указывается месяц и календарный год, за который подается информация.
В поле «Тип формы» введите тип заполняемой формы отчетности (первичная, дополнительная или аннулированная).
Когда информация за отчетный месяц вводится впервые, по умолчанию автоматически вводится тип «Начальный».
Если застрахованное лицо дополняет ранее представленную информацию, указывается тип «Дополняющая». В этом случае в дополнительную форму следует включать только тех сотрудников, которые не были включены в первоначальный отчет.
Если застрахованное лицо отменяет ранее поданную информацию, необходимо указать тип «Отмена». В форме аннулирования перечисляются физические лица, которых застрахованное лицо по ошибке включило в первоначальную форму.
В поле «Получатель» указывается компетентный орган ПФР, которому должен быть представлен отчет.
Раздел «Имя (краткое имя)» содержит сведения о застрахованном.
- полное или краткое имя застрахованного лица в соответствии с учредительным документом (допускается транскрипция имени на латинице); и
- ИНН и KPI застрахованного лица; и
- Регистрационный номер ПФР.
Название должности страхователя и имя представителя в каждом из этих полей.
Если страхователь зарегистрирован в системе СБИС, почти все поля на титульном листе будут заполнены автоматически.