Новый гост по делопроизводству 2024

ГОСТ для оформления текстовых документов — это набор правил, позволяющих каждому участнику правоотношений придерживаться единого стандарта при обращении к третьим лицам.

Правила, содержащиеся в государственных стандартах, направлены в первую очередь на компании и являются интегрированными, что означает, что контрагенты могут отклоняться от них без опасения быть признанными ответственными.

При разработке единой тарификации документов законодатели в первую очередь преследовали следующие цели

• единообразие в движении документов; и
• Правильность и ясность информации; и
• быстрое и правильное понимание информации от договаривающейся стороны; и
• существенное отделение от того, что не имеет значения; и
• возможность быстро находить ключи в документах.

Создание бюрократии в системе взаимоотношений на уровне штата облегчает работу всех заинтересованных сторон. Это связано с тем, что если предприятие не знакомо с основными правилами, то оно не тратит время на непосредственную работу с регулируемыми нормами и создание существующих форм.

Рекомендации по созданию документации, изложенные в ГОСТе, особенно полезны, если

1. Корпоративных стандартов не существует.
2. Документация должна быть составлена в максимально понятном формате.
3. Конкурсанты и партнеры строго следуют инструкциям.
4. Единообразие в потоке документации желательно заранее, и
5. Компания хочет повысить свою значимость и выйти на новый уровень.
6. Возникают вопросы относительно уместности запросов или других документов.

Что описано в ГОСТе

Если вы решили соблюдать национальные стандарты при составлении исходящей почты, необходимо принять во внимание следующие советы

• Текст документа должен быть правильно отформатирован, с учетом рекомендуемых углублений и расстояний.
• Был составлен определенный список стандартных шрифтов, которые
• Если для ознакомления предоставляются копии документов, оригинал должен быть на месте.
• Подписи и печати на документах не должны совпадать.
• Заголовок документа должен указывать как на название, так и на содержание апелляции.
• Как правило, инициалы адресата должны располагаться после фамилии, но перед фамилией в случае пункта подписи.
• Статус адресата определяет случай при адресовании документа.

1. Юридическое лицо — номинальное (кому), the
2. Человек — наделенный статусом (кому),.

• Правый верхний угол каждого листа документа используется для обозначения «коммерческой тайны».
• Доказать документ можно путем резолюции на любом месте документа.
• Чтобы избежать повторения форм, рекомендуется принять единую форму, содержащую все необходимые элементы.

Детально о ГОСТе для оформления документов

Шрифт

Правила определяют список бесплатных шрифтов, которые рекомендуется использовать при создании документа. В частности, это.

1. Arial,.
2. Калибр,.
3. Times New Roman, и
4. Вердана.

Предпочтительный размер шрифта устанавливается между 12 и 14.

Также можно использовать размеры шрифта, аналогичные основному.

Информация и данные, представленные в табличной форме, могут иметь меньший размер шрифта, чем основной текст.

Жирный шрифт следует использовать для подчеркивания.

• Вождь.
• Инструмент,.
• Сведения о получателе.

Интервалы и отступы

Чтобы текст выглядел на бумаге красиво и аккуратно, следует придерживаться следующих правил

• Установите отступ всего абзаца на 1,25 и
• Поддерживать рентабельность:

1. 20 мм — сверху и снизу, 20 мм — сверху и снизу, 20 мм — сверху и снизу, 10 мм — справа и снизу
2. 10 мм — вправо, 10 мм — вправо.
3. 10 мм — справа. 20 мм — слева.
4. Если печатный документ хранится в архиве более 10 лет, левое поле увеличивается до 30 мм. Такой порядок навязывается необходимостью последующего сшивания и повторного сшивания из-за потери первоначальных свойств бумаги.

• Расстояние между ними определяется в соответствии со следующими параметрами

1. Расстояние между буквами, что является нормальным.
2. Одиночный пробел между словами, и
3. Масштаб документа уменьшается на 2 пробела, и
4. Расстояние между строками составляет от 1 до 1,5, и
5. Многострочные детали — 1 межстрочный интервал, и
6. Если ваш документ содержит группы требований, необходимо добавить пробел между каждой из них для разделения информации.

Выравнивание

При оформлении документов по ГОСТу требуется выравнивание по ширине. При выравнивании документов следует включить функцию обертывания, чтобы избежать искривления расстояний и больших зазоров.

Если требуется текст или детали в левом углу, максимальная длина строки составляет 7,5 см. Это означает, что каждая строка текста не может занимать более 1/3 листа формата А4.

Информация в центре документа не должна превышать 12 см (половина страницы формата А4).

Реквизиты

Документ, предусмотренный ГОСТом, содержит следующую информацию об отправителе

1. Логотип компании или торговая марка — вверху по центру или с левой стороны
2. Неофициальное название компании, если оно более распространено в обычной коммерческой практике у другой стороны
3. Название документа — вверху по центру страницы, с левой стороны
4. Обязательная (основная) информация о компании находится в начале документа

• Название компании, название
• Юридический адрес,.
• Номер НДС,.
• Основной государственный регистрационный номер — PSRN,.
• Электронная почта, факс и
• Другие контактные данные,.

1. Документ всегда датируется датой его подписания уполномоченным должностным лицом, а не датой его создания. Положение этой отметки находится в верхнем поле бланка. Обычно используется формат даты: день — месяц — год.

Заголовок документа Положение элемента на странице:

​

Правила обращения к адресату

Когда создается документ, к получателю (адресату) приложения применяются следующие правила

• На форме данные получателя должны быть расположены под данными отправителя или в верхнем углу формы.
• Для указания получателя можно использовать альтернативные падежи. В частности.

1. Физическим лицам и индивидуальным предпринимателям следует обращаться в случае принципала (to whom).

1. Предприятия-получатели рассматриваются в главном (кто).

Министерство здравоохранения Российской Федерации, Министерство здравоохранения Российской Федерации

1. Документы, адресованные дочерней компании, филиалу или подчиненному подразделению компании, должны быть адресованы в основном качестве в случае названия компании, и в распорядительном качестве в случае подчиненных категорий и уполномоченных профессиональных должностей.

Агрокомплекс Николаевский Лтд.

Начальнику лаборатории упаковки.

• В соответствии с новыми государственными стандартами были внесены изменения и в отношении инициалов получателя. Если раньше инициалы получателя располагались перед фамилией, то теперь они располагаются после фамилии.

Предыдущая формулировка: И. Н. Николаева,.

Текущая редакция: Николаева И. Н.

Разрешается использовать «Ms.» и «Mr.». (соответственно госпожа и господин).

Как составить документ для нескольких адресатов

Согласно стандарту, в одном документе может быть упомянуто до четырех получателей. Если адрес предназначен для большего числа лиц, применяется один из следующих вариантов

1. Список получателей составляется на отдельном листе бумаги, к нему прилагается копия адресного документа.
2. Получатели анонимны (имена не упоминаются) и связаны одной позицией. Например.

Руководству Северо-Байкальского подразделения ООО «Росстрой».

Правила, представленные в ГОСТе для оформления документов с несколькими пунктами назначения, фактически применимы только к бумажным юридическим документам. Электронный формат выглядит следующим образом.

• Может не содержать информацию о получателе.
• В зависимости от информации, количество получателей может быть указано больше, чем указано в правилах — более 4
• Типы электронной почты и документов могут не предоставлять информацию о получателях в отдельном каталоге.

Если документ содержит коммерческую тайну

Некоторые документы могут содержать информацию, составляющую коммерческую тайну. По этой причине одна из поправок к новому государственному стандарту касается этой информации (в предыдущих версиях коммерческая тайна вообще не упоминалась).

Стандарт рекомендует помещать слова «коммерческая тайна», «конфиденциально» и «только для общественного пользования» в правом верхнем углу титульного листа, но они более уместны из-за серьезности информации. Слова на всех страницах документа.

Суть заголовка документа

Название документа должно быть четким и раскрывать суть обращения.

Например, приказ о сокращении испытательного срока для И.А. Сидоров.

К названиям применяются следующие правила

• Размещение — по центру или слева, и
• Короткие документы (до пяти строк) могут быть написаны без заголовков (независимо от формата).

Отсылка к другим документам

Обращения, основанные на документах, законодательно определенных нормативных или локальных актах компании, всегда должны содержать соответствующую ссылку, содержащую полную информацию о нормативном документе, например

1. Имя, имя
2. Номер правового акта, номер
3. Дата выпуска,.
4. Автор(ы).

Приложения должны быть включены в основную часть документа и пронумерованы по общему количеству страниц.

От какого лица

При подготовке официальных документов важно точно указывать источник информации. Некоторые примеры приведены ниже.

Название документа

Адрес

Пример.

Деловое письмо, меморандум о взаимопонимании

Первое или третье лицо единственного числа

Отдел закупок направил предложение в

Действия.

Первое лицо единственного числа

Письменное письмо от имени коллективного органа управления

Третье лицо единственного числа

Решение общего собрания акционеров

Третье лицо множественного числа

Выслушать, одобрить, принять решение, утвердить

Документы, содержащие информацию о событиях

Третье лицо, любое число

Оценка комиссией, утверждение закупок

Некоторые нюансы

1. Если документ должен соответствовать ГОСТу, название получателя должно быть написано с заглавной буквы.
2. ГОСТ гласит, что к получателю нужно обращаться «Уважаемый!». предусматривает, что адресат должен быть адресован с Восклицательный знак обязателен.

Например, Уважаемая Светлана Игоревна!

Эта форма строго соблюдается всеми органами власти и управления, но частные лица могут следовать этому порядку по своему желанию.

1. В тексте инициалы получателя всегда следуют за фамилией, но если требуется подпись, то инициалы получателя появляются перед фамилией.
2. Если компания использует фирменный бланк, нет необходимости повторно указывать ту же информацию в конце документа. В этом случае документ должен быть подписан и заверен подписью уполномоченного лица.
3. Если документ подписан несколькими сотрудниками, подписи каждого сотрудника должны располагаться по иерархии вниз. То есть, человек с более высокой должностью подписывается на первой строчке, и так далее, в порядке убывания иерархии.
4. Если документ подписан заместителем или представителем лица, уполномоченного доверенностью, фамилия и инициалы должны быть заверены печатью или исправлены вручную.
5. Если используется электронная цифровая подпись, отметка должна быть проставлена в том же месте документа, где требуется собственноручная подпись.
6. Электронная подпись не должна перекрывать текст документа.
7. Несмотря на то, что многие сотрудники и кадровики упорно утверждают обратное, ГОСТ устанавливает, что печать организации не должна пересекаться с подписью.
8. При необходимости документ может содержать информацию о его авторе (как правило, текст меньше, чем основной текст).

• Полное имя,.
• Контактный телефон, номер телефона
• Название должности, и
• Электронная почта.

1. При заверении копии соответствующая отметка (верная копия, правильная) ставится внизу документа, но в отличие от государственных стандартов, многим организациям разрешено ставить ее вверху документа.
2. Копии документа должны содержать информацию о месте хранения оригинала. Приветствуется уточнение и проверка информации (печать, номер дела).
3. Заявления, меморандумы и другие локальные документы, требующие резолюции, должны быть заверены в любом месте листа уполномоченным должностным лицом.

• Согласие, отказ, отсутствие возражений.
• Полное имя,.
• Подпись,.
• Дата,.

1. Объемные документы, состоящие из нескольких страниц, должны быть пронумерованы начиная со второй страницы и, возможно, сшиты. Нумерация должна располагаться по центру верхнего поля каждого листа после титульного листа с отступом 10 мм сверху.